Gerent

Com definir l’estructura de la meva empresa 

Una correcta definició de l’estructura de la meva empresa busca ordenar, agrupar i estandarditzar les activitats i recursos del negoci, amb el propòsit d’aconseguir objectius i resultats definits. 

La planificació de l’estructura de l’empresa ha de tenir per objectiu identificar les funcions que exerceixen els empleats, agrupar les accions i distribuir-les, proporcionar a tots els empleats (independentment del nivell) informació, recursos, indicadors d’acompliment i la motivació necessaris per a la realització del treball amb qualitat. 

Adoptar una estructura d’empresa adequada facilita la identificació de les tasques necessàries: la divisió de les activitats i responsabilitats de cada membre; l’intercanvi d’informació, recursos i comentaris dels empleats, igual que la seva motivació i la implementació d’indicadors d’acompliment adequats per als objectius de l’empresa. Una bona presa de decisió en aquest aspecte serà clau al moment de dimensionar el nostre negoci, i abreujarà els possibles problemes de capacitat i productivitat que una sobre o mini dimensió. 

Quins passos hem de seguir per a una correcta definició de l’estructura de la meva empresa?

Serà important realitzar les següents tasques: 

Definir un organigrama

Al planificar la comunicació interna i el flux de treball, estructurar un organigrama és fonamental per agilitzar els processos. Però com funciona i com pots implementar-ho en la teva empresa? 

L'organigrama té com a objectiu presentar, de forma clara, objectiva i directa, l'estructura jeràrquica de l'empresa. Click To Tweet

L’organigrama té com a objectiu presentar, de forma clara, objectiva i directa, l’estructura jeràrquica de l’empresa. Des del president, passant pels directors, gerents i empleats, tots els càrrecs i funcions estan aquí. Ajuda a la comunicació interna, però també contribueix a agilitzar processos i reduir barreres entre l’empresa i agents externs, com a proveïdors i socis. 

L’estructura organitzacional d’una empresa depèn de la seva naturalesa i dimensió. I per a aquesta planificació, és essencial desenvolupar organigrames que promoguin la interacció i comunicació de les àrees clau del nostre negoci. 

Es mereix un article a part la definició d’un organigrama, però cada funció és independent de la persona que l’ocupa, és a dir una mateixa persona pot ocupar diferents llocs d’un organigrama, aquesta situació és molt comuna en les Pimes. 

Definició clara de funcions. 

Tota empresa ha de tenir un manual de funcions, sobretot aquelles que són de grans dimensions, ja que així es porta un control sobre les funcions que té el personal que conforma la companyia. És un instrument eficaç d’ajuda per al desenvolupament de l’estratègia d’una empresa, ja que determina i delimita els camps d’actuació de cada àrea de treball, així com de cada lloc de treball. 

Aquest manual engloba el disseny i descripció dels diferents llocs de treball establint normes de coordinació entre ells. És un document que especifica requisits per al càrrec, interacció amb altres processos, responsabilitats i funcions. 

És una eina bàsica perquè cada empleat conegui el que espera cada empresa del lloc que ocupa.

Establir un mapa de processos. 

L’elaboració d’un mapa de processos és una cara de la gestió d’una organització summament important. S’ha de fer un exercici d’abstracció complex, per definir de manera clara les interaccions que té cada lloc de treball amb els diferents departaments, àrees, actors externs, etc…

Amb el mapa de processos podrem veure d’una manera visual les relacions tots els “actors” que participen en l’operativa diària de cada lloc de treball. Això ens ajudarà i serà el puntal per organitzar i estandarditzar les funcions de cada lloc de treball. Serà la frontissa per passar de les Funcions als Procediments. 

Elaborar un manual operatiu. 

Un Manual d’Operacions és una de les eines bàsiques que tot negoci deu tenir per més gran o petit que sigui. 

Bàsicament l’objectiu del manual d’operacions és l’establir com s’han de fer les coses en el seu negoci. Per exemple al a quina hora s’obre el negoci, qui ha obrir la botiga, a quina hora es tanca, què fer davant el reclam d’un client, com s’ha de fer el procés de venda i moltes coses més pròpies de cada negoci. 

El tenir un manual d’operacions permetrà que tots sàpiguen què fer en el dia a dia i sobretot com fer-ho per a benefici final del negoci i dels clients, permetent així una major eficiència en les operacions diàries. 

El Manual Operatiu o de Procediments ha de recopilar tot el “know how” del nostre negoci.