Gerent

Com organitzar reunions de treball exitoses. 

Les reunions de treball són en molts casos molt necessàries i un mecanisme de comunicació, interacció i presa de decisions molt eficient, però de vegades podem caure en el parany de convertir-les en eines improductives. Les reunions de treball han de complir el paper pel que han estat fetes: informar a l’equip del que està passant en l’empresa o els objectius que es pensen concretar per revertir situacions adverses.

No obstant això, en moltes ocasions, acaben convertint-se en una rutina tant per qui l’ha organitzat, com para els qui han d’assistir. A continuació, detallem alguns passos que s’han de tenir presents si es pretén organitzar reunions de treball reeixides, dinàmica i precisa: 

  1. Establir una agenda.Cada reunió ha de tenir un objectiu clar. Incloure-ho en la invitació, juntament amb els temes a tractar, qui i per què han de participar, la durada aproximada i el lloc de la trobada. Si és possible, estableix també qui conduirà la reunió. Les eines com el Microsoft Outlook i el Calendari de Gmail o altres eines senzilles facilitaran la coordinació i la confirmació d’assistència. 
  2. Exigir(es) puntualitat. Començar a temps i amb tots els convidats presents assegura l’aprofitament dels recursos personals i de la decisió. Insistir en la puntualitat, farà que sigui possible discutir els temes que estan a l’agenda, sense estendre massa la reunió (l’ideal és que aquestes no superin els45 minutsde durada). Segons els especialistes, els horaris recomanats per dur a terme la cita són a les 9:00 hores, quan el dia acaba de començar, o havent dinat, a això de les 15:00 hores. 
  3. Fitar els temes segonsel que hi ha a l’agenda.Distraccions, converses personals, interrupcions, cansament i altres factors poden conspirar en contra de l’eficiència. El conductor de la reunió ha d’assegurar el compliment de l’agenda, administrar els temps i les intervencions i orientar al grup cap als objectius plantejats. L’expositor ha de ser capaç d’identificar quan la discussió s’està desviant a un altre punt, i ser prou subtil i elegant com per donar a entendre que el que s’està conversant no és el punt, i així tornar a l’eix de la reunió (acta del dia). 
  4. El riure enriqueix les reunions de treball. Les reunions divertides condueixen a una millor comunicació i a noves idees. És absolutament necessarigestionar les reunions amb una petita quota d’humor o trencar el gel, que distenguin l’ambient. Un bon expositor sap identificar quan l’audiència necessita relaxar-se una mica, distendre’s, concentrar-se, quan es senten incòmodes, i quan és el moment de fer un break. 
  5. Evitar els monòlegs. L’objectiu de les reunions no és solament fixar objectius, tasques i metes per complir, sinó que cal escoltar als treballadors perquè aportin els seus dubtes, idees i mitjans per aconseguir-les. En aquest tipus de comitè s’ha d’incentivar la participació dels implicats perquè no es converteixi en una reunió unidireccional del cap als seus empleats, sinó que l’enfocament sigui interactiu i participatiu per a tots. Això no és fàcil al principi, ja que els empleats moltes vegades no estan acostumats a donar la seva opinió ni a participar en les decisions.
  6. Acta o recordatori de tasques. Les reunions són un mitjà per resoldre problemes, trobar punts en comú i traçar estratègies per al futur. D’aquesta forma, el seu objectiu no conclou amb la finalitat de la trobada. És necessari que el coordinador s’asseguri que es comuniqui el tractat i es compleixin les tasques assignades, pel que unaanotacióo síntesi de la reunió és l’eina indicada. 
Una empresa amb una comunicació eficient millorarà el seu rendiment i productivitat. Click To Tweet