Gestió del temps i Productivitat

La gestió del temps i la seva productivitat 

“La mala notícia és que el temps vola. La bona notícia és que tu ets el pilot“. Michael Althsuler. 

La gestió del temps i la seva relació amb una major o menor productivitat laboral és un tema clau per a les organitzacions. No en va, en última instància d’això depèn la seva rendibilitat, l’objectiu de tota empresa. 

Optimitzar el temps del personal sempre ha estat una prioritat. L’objectiu és doble: controlar millor els costos empresarials i augmentar la productivitat sense necessitat de recórrer a noves contractacions o a les socorregudes hores extres. Però, com aconseguir-ho? 

Aconseguir-ho implica posar l’èmfasi en una sèrie de factors, com una intel·ligent programació del treball per aconseguir la seva eficàcia, controls sobre els descansos del personal, estudi del rendiment obtingut en funció del treball realitzat o, per exemple, la identificació dels principals punts de pèrdua de temps. 

La planificació de les tasques; clau de l’èxit. 

Planificar i administrar efectivament el temps implica establir clarament els objectius diaris en cada línia, que hauran de ser realitzables, específics, mesurables en el temps i orientats a l’acció. 

Planificar i administrar efectivament el temps implica establir clarament els objectius diaris. Click To Tweet

En la nostra rutina diària, dediquem temps per aixecar-nos, vestir-nos, desdejunar-nos, assistir als nens al col·legi, transportar-nos al lloc de treball i altres activitats que poden retardar-nos en el dia a dia, si no planifiquem amb antelació. 

A la feina, establir procediment i temps per delinear clarament quines tasques i funcions executar cada dia en la nostra realitat laboral, assistint als membres de l’equip a fixar prioritats en la gestió del temps i les funcions a desenvolupar, incrementant l’eficiència i la productivitat en l’assoliment de les metes, delegant i dividint les tasques en els membres segons els seus talents i potencialitats. 

A l’establir prioritats en les tasques, cal ser específic i avaluar temps d’execució, passos per al seu assoliment, temps de lliurament i assenyalar la seva importància, si és primària o secundària i sobretot, deixar un marge per l’inesperat, assegurant el compliment del seu termini de lliurament. 

És recomanable llistar les prioritats d’acord a la seva ordre d’importància, enfocar-nos en els treballs més difícils i que requereixen molta concentració i coneixement als moments en què els nivells d’energia i atenció són alts en hores de major rendiment. 

Rendiment vs hores de treball 

Espanya és el tercer país amb una jornada laboral més àmplia de la UE (232 hores més que la mitjana comunitària), si bé és el que menor rendiment obté per hora treballada, ja que el 55% d’aquest temps resulta improductiu. I és que existeix la creença que quantes més hores s’assignin a estar en l’oficina, millors resultats s’obtindran i més productivitat hi haurà. 

 Mesurar el rendiment del treball en funció dels objectius aconseguits i no de les hores realitzades és el primer pas per a una bona gestió de la productivitat de cadascuna de les tasques planificades. 

L’avaluació del rendiment laboral pot entendre’s en aquest àmbit com el conjunt d’actituds i comportament laboral de la persona en l’acompliment del seu càrrec i compliment de les seves funcions. Aquesta avaluació del rendiment constitueix una font imprescindible d’informació que permet mesurar l’èxit de l’organització empresarial. 

Crear bons sistemes d’avaluació del rendiment no és una tasca fàcil. Existeixen dues formes de mesurar el rendiment laboral: 

  • Avaluant els resultats: és a dir, mesurant allò que s’aconsegueix, la qual cosa aconsegueix o produeix l’empleat amb la seva labor. Aquí l’important és la quantitat d’objectius aconseguits. 
  • Avaluant l’acompliment dels treballadors: considerant la forma o manera d’actuar en el treball. Aquí la personalitat de l’empleat juga un paper molt important que deu també analitzar-se detingudament i sense perdre l’objectivitat. 

Encara que, diferents experts en la matèria i consultors de recursos humans, consideren que la situació ideal és combinar ambdues orientacions, aconseguint una avaluació molt més completa.