Gestió del temps i Productivitat

Què és el temps? 

La productivitat dels treballadors i empresaris és el motiu i una de les claus que un país sigui pròsper econòmicament. El temps, idealitzat com el nostre preuat tresor és un recurs certament escàs. No ho podem comprar, ni vendre. Tampoc augmentar ni disminuir. El temps transcorre i som nosaltres, els qui durant aquest transcurs hem de ser el més eficients i productius possible.

El temps, idealitzat com el nostre preuat tresor és un recurs certament escàs. No ho podem comprar, ni vendre. Click To Tweet

El temps és una paraula abstracta, intangible, com parlar de la boirina. Una hora o un matí en ocasions poden ser la mateixa cosa. De fet, en moltes ocasions diem “ho faré demà al matí”, “ho tindràs a principis de la setmana vinent”, “analitzem-ho a la tarda”, etc., i ningú se sorprèn. Al món anglosaxó i asiàtic, el temps és un ben més tangible igual que els diners. Cada hora del dia és com un bitllet, que o s’inverteix en alguna cosa o es perd, però no pots guardar per a l’endemà. Encara que soni una mica fatalista, aquesta és l’explicació bàsica de per què alguns països són desenvolupats, per què produeixen més diners, per què tenen més temps lliure i treballen menys que uns altres. No són màquines; simplement han après a administrar el temps per complir amb les seves obligacions i tenir millor qualitat de vida. 

No hi ha cap secret genètic ni esotèric, només es tracta de crear l’hàbit de cuidar el nostre temps com si fos els nostres diners. Prioritzar i ordenar les nostres activitats de forma intel·ligent i augmentar així la nostra productivitat. 

Què no donaríem per poder controlar el temps a mesura de les nostres necessitats. Ens passem en dia en un pols continu entre la gran quantitat de tasques que volem emprendre i el temps del que disposem. En moltes ocasions passa que les tasques excedeixen el temps real d’execució, i en unes altres, tot i que el temps podria ajustar-se a les tasques a emprendre, ho gestionem de manera tan inadequada que finalment el resultat és el mateix. Qualsevol de les dues situacions acaba sent una font d’estrès i de problemes afegits. 

Tant si el nostre cas és el primer com el segon, potser ens convingui conèixer aquestes quatre formes d’ordenar les tasques i entendre la nostra relació amb el temps. 

 El principi de Pareto 

Vifredo Pareto va ser un famós economista italià que va establir a principis del segle passat que la riquesa estava desigualment repartida en la societat italiana del seu temps: un 20% de la població posseïa el 80% dels béns.

A partir d’aquesta reflexió va desenvolupar el següent principi: «Els elements crítics de qualsevol conjunt constitueixen, en general, només una minoria.» Aquest principi és més conegut com a regla del 80/20: el 20% del temps de treball d’una persona contribueix al 80% dels resultats (aquestes no tenen més pretensió que la d’establir ordres de magnitud). 

 El criteri ABC 

Una forma ampliada i molt utilitzada del principi anterior és la que coneixem com a «criteri ABC». En la seva aplicació a l’ús del temps, el criteri ABC recorda que una petita part del temps de treball produeix la major part dels resultats: el 15% de les activitats origina el 65% d’aquests.

A aquest grup l’anomenarem  “A”. El següent grup, al que anomenarem “B”, genera un altre 20% dels mateixos. El 65% restant, el grup “C”, tan solament aporta el 15% faltante. Òbviament, són les activitats localitzades en el grup “A” les quals han de rebre prioritat absoluta.

Quan es treballa en equip, el més probable és que sigui el propi cap qui hagi d’ocupar-se directament d’aquest tipus d’activitats. Les tasques de tipus “B” tendeixen, probablement, a ser delegades en més d’una ocasió. Forçes tasques del tipus “C” poden merèixer la delegació, una execució ràpida (amb el menor consum de temps) o fins i tot l’oblit. 

Tant el principi de Pareto com el criteri ABC emfatitzen la importància d’atendre prioritàriament a algunes de les nostres activitats i evitar altres menys rendibles. La nostra eficàcia en la utilització del temps vindrà marcada per la nostra pròpia elecció de les activitats que interessa atendre.

Faci una llista d’activitats i classifiqui-les segons la seva rendibilitat (alta, mitjana, baixa), que pot ser financera o emocional. 

 La llei de Parkinson 

Aquesta llei explica per què les coses porten més temps del que deurien: “Tot treball es dilata indefinidament fins a ocupar tot el temps disponible per a la seva completa realització”. A tots ens ha ocorregut alguna vegada alguna cosa semblat: qualsevol tasca insignificant ens ha portat molt més temps del necessari, només perquè no teníem alguna altra tasca pendent que limités el temps dedicat a la primera.

Treballar sense terminis, sense tenir en compte l’existència d’altres tasques que també han de ser realitzades, suposa un elevat risc. Si s’assigna una hora a una tasca, és gairebé segur que portarà una hora fer-la, si més no. Però si s’assigna només mitja hora, possiblement ocuparà mitja hora o poc més. 

 Les 3 lleis de Murphy 

Murphy, home expert en el manteniment de grans instal·lacions, va establir tres lleis. La primera d’elles ens adverteix: “Res és tan senzill com sembla al principi”. En conseqüència, la qual cosa acaba passant, com ens assenyala la segona llei, és que: “Tot porta més temps del que es pensava al principi”.

Assignar a una tasca un temps escàs resulta, per tant, clarament inconvenient, tant a l’hora de programar-se com a l’hora d’executar. La tercera llei diu: “Si alguna cosa pot anar malament, anirà malament”. L’única solució és adoptar les mesures adequades preveient l’eventualitat d’una fallada. 

Recorda que tot té el seu moment Click To Tweet