Gestió empresarial

L’art de comprar

La gestió de compres constitueix un factor d’èxit per a moltes empreses. Si és eficaç, a més de satisfer al client en el temps i la quantitat demandats, permet estalviar costos i obtenir beneficis empresarials directes.

A l’hora de gestionar les compres, ja sigui d’un ben o servei per a la nostra empresa, és fonamental el preu. No obstant això, no és aquesta l’única variable en la qual ens hem de recolzar a l’hora de prendre una decisió. El temps que dediquem a la realització de comandes, el servei rebut i l’atenció postvenda, són variables que podem traduir perfectament en euros i van incrementar o disminuir els nostres costos de compra.
Tenint en compte l’anterior, per efectuar una gestió eficient de les nostres compres, hem de tenir en compte els següents punts clau.
Punts clau per a un gestió de compres eficient
  • Sol·licitar diverses ofertes. Es defineix i executa l’estratègia de negociació, que estarà sempre orientada a obtenir les millors condicions de qualitat, servei i preu, sempre tenint en compte les garanties personals de l’empresa que subministrarà el producte. Una vegada rebudes totes les ofertes, des de l’Adreça de Compres, es llançaran una o diverses rondes negociadores amb aquells proveïdors que hagin ofert les condicions més favorables, fins a aconseguir l’acord d’adjudicació definitiu.
  • Comparar productes equivalents. Quan avaluïs les ofertes, assegura’t que es tracta de productes equivalents i si no ho són, tractar de buscar una equivalència, de manera que la comparació pugui fer-se sobre una base uniforme. Per exemple, si parlem d’una compra de cartutxos de tinta, i comparem entre uns de tòner reciclat i unes altres de marca original, no hem de fixar-nos únicament en el preu del cartutx, sinó en el nombre de còpies que s’imprimeixen amb cadascun d’ells i avaluar d’aquesta forma en preu unitari de cadascuna d’elles.
  • Centralització de les compres. Si negociem conjuntament les nostres necessitats totals d’un determinat article o servei, incrementarem volum, reduirem recursos i augmentarem el nostre poder de negociació enfront del nostre proveïdor.
  • Concentració de compres. És molt important determinar la necessitats globals d’un determinat producte ja que d’aquesta forma, podríem incrementar el volum i obtenir millors condicions i analitzar l’oferta de manera global. Tindria poc sentit, per exemple, si necessitem bolígrafs i carpeta, realitzar petites comandes a diversos proveïdors.
  • Disgregació de compres. D’altra banda, si es compta amb diversos proveïdors, es redueix la dependència de l’única font i es balanceja el risc. Això tambíen ens ajuda a evitar quedar-nos penjats, en cas que el proveïdor tingui algun problema (trencament d’estoc, dificultats financeres, fallida,…).
  • Servei post-venda. El servei postvenda s’ha convertit en un factor clau per incrementar la fidelitat i retenció de clients en un temps caracteritzat, precisament, per la infidelitat d’aquests. Així, si a nosaltres ens avaluen per la qualitat del nostre servei una vegada una compra ha arribat a la seva fi, el mateix haurem de fer en relació amb els nostres proveïdors. Preguntes del tipus qui ens va a atendre? quant ens va a costar? quant temps trigaran a resoldre’ns el problema? deuran en el contracte de compra i sempre deixar-les per escrit.
  • Test de proveïdor. Oblida la tradició de comprar -on sempre-. Hi ha empreses que s’actualitzen i empreses que romanen a la seva zona de confort precisament perquè molts clients són poc inclinats a canviar de proveïdor. I encara que sens dubte, la confiança en un factor a tenir en compte a l’hora de valorar una oferta, Perquè no provem altres nous? Desviar un percentatge de les nostres compres d’un determinat producte a un proveïdor ens pot aportar noves dades sobre la seva forma de treballar, i fer al seu torn que l’antic proveïdor “es posi les piles”.
La millor manera de valorar objectivament als nostres proveïdors és fer una homologació i una ponderació absolutament objectiva, que comentarem en futurs articles.