Gestió empresarial

Com aconseguir reunions productives 

Reunions productives… no són dues paraules que solen aparèixer juntes en una mateixa frase, siguem sincers, la majoria de les vegades es comporten com a antònims. 

 La veritat és, que les reunions són un element fonamental en tota organització i el 60% de les vegades són les responsables de l’èxit o fracàs de qualsevol iniciativa en la qual s’estigui treballant. 

 Des d’un stakeholder, project manager, scrum master, product manager, product owner tots tenen alguna cosa en comú: la seva principal eina perquè un equip tingui èxit en un projecte és la comunicació i irònicament aquesta es dóna en reunions que han de ser constants, d’aquesta manera, es pot tenir feedback d’un lliurament, estat d’un projecte i fins a plantejar estratègies per millorar qualsevol procés o tasca. 

Llavors, com aconseguir que aquest moment tan tediós es transformi en alguna cosa productiva? 

Per esbrinar si en la teva organització sabeu organitzar reunions eficaces hauries de preguntar-te: 

  • Tinc sempre clar l’objectiu de les reunions a les quals assisteixo? 
  • Comencen i acaben a l’hora planejada? 
  • Es tracten tots els temes previstos o es va saltant d’una conversa a una altra sense cap ordre? 
  • Definim una llista d’accions i un calendari d’execució? 
  • Després de la reunió es pot fer un seguiment de les decisions preses? 

Si pots contestar positivament a molt poques d’aquestes preguntes és que no optimitzeu les reunions, per la qual cosa hauríeu d’implementar un procés per millorar aquest problema. Per a això t’aconsellem que segueixis aquests punts al moment de preparar qualsevol reunió. 

Perquè la reunió sigui eficaç, és fonamental que hi hagi un moderador que vetlli pel seu desenvolupament. Click To Tweet

La preparació per tenir reunions productives. 

  1. Definir l’objectiu de la reunió i els temes a tractar. 
  2. A qui convocar. Només has de convocar a les persones directament involucrades en un dels temes a tractar. De fet, cadascun dels assistents hauria de ser responsable d’intervenir en un punt de la reunió. Ningú hauria d’anar “d’espectador”. 
  3. Calcular la durada de la reunió. Perquè una reunió sigui eficaç, no hauria d’excedir d’una hora i mitja. Més enllà d’aquest temps, l’atenció i participació dels assistents anirà decreixent. És important definir els temps d’intervenció de cada assistent per calcular bé el temps necessari de reunió i respectar-ho. 
  4. Reservar temps per a precs i preguntes al final. 
  5. Adjuntar la documentació necessària a la convocatòria. Per evitar enviar documents i acabar tenint diverses versions d’un mateix document, assegura’t que el material necessari estigui sempre a la disposició de qui ho necessiti. Pots ajudar-te d’eines en el núvol (cloud) com per exemple: Google Docs, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote o iCloud. 
  6. Enviar la convocatòria una setmana abans de la reunió com a mínim. 
  7. Preparar l’espai. Assegura’t de demanar tot el material necessari (projector, wifi etc.) perquè els assistents puguin dur a terme la seva intervenció, i no perdre temps durant la reunió. 
  8. El desenvolupament. Perquè una reunió sigui eficaç, és fonamental que hi hagi un moderador que vetlli pel seu bon desenvolupament. Ha de començar per llegir l’ordre del dia (l’acta). Potser, alguns dels assistents vulgui canviar alguna cosa i és el moment de saber-ho. El moderador ha d’assegurar-se que durant la reunió es segueixi l’ordre del dia i es respecti el temps assignat a cada intervenció, així com la durada acordada.  
  9. El tancament. És la fase més important. És el moment de definir accions, els responsables de cadascuna d’elles i els terminis d’execució (tot això haurà de constar clarament en l’acta). 
  10. L’acta. S’ha de designar algú per prendre nota; algú que la redacti. Així mateix, tots els assistents haurien de prendre nota durant una reunió, apuntar les tasques que tenen assignades perquè, una vegada finalitzada, puguin planificar l’execució de les mateixes. 

I a tu, se t’ocorre algun consell per millorar la dinàmica d’una reunió?