Gestió empresarial

El mapa de processos i la seva importància en la gestió de l’organització   

El mapa de processos i la seva elaboració és una faceta de la gestió d’una organització summament important. El mapa de procés contribueix a fer visible el treball que es duu a terme d’una forma diferent a la qual ordinàriament ho coneixem, A través d’ell podem assabentar-nos  de tasques o passos que sovint passen desapercebuts en el dia a dia, i que no obstant això, afecten positiva o negativament el resultat final del treball 

 Els mapes de processos són útils per: 

  • conèixer com es duen a terme els treballs actualment 
  • analitzar els passos del procés per reduir el cicle de temps o augmentar la qualitat 
  • analitzar si l’estructura i les funcions de l’empresa són fidels a les tasques que realitza cada persona 
  • utilitzar el procés actual com a punt de partida per dur a terme projectes de millora del procés 
  • orientar a nous empleats 
  • desenvolupar formes alternes de realitzar el treball en moments crítics– avaluar, establir o enfortir els indicadors o mesures de resultats 
  • ens ajudarà a definir els processos interns i com vam crear un Manual de Procediments fent referència a aquests processos 

Perquè un mapa de processos? 

La definició d’un mapa de processos serveix per entendre i millorar una organització, ja que els processos conformen l’estructura medul·lar d’aquesta. Dibuixar un procés ens dóna l’oportunitat d’observar el seu funcionament des de cadascun dels seus passos, la qual cosa ens permet veure la seqüència d’aquest procés des d’altres perspectives facilitant així el treball de correcció i millora. I veure totes els “actors” que participen en cadascuna de les tasques.  

La definició d'un mapa de processos serveix per entendre i millorar una organització Click To Tweet

Una organització que pretengui una gestió sòlida i ben orientada cap als seus objectius estratègics i els seus resultats clau, requereix d’una perspectiva global i transversal que només pot donar-se mitjançant una visió de processos. 

 La gestió per processos comporta: 

  • Una estructura coherent de processos que representa el funcionament de l’organització i que és coherent amb l’estructura organitzativa (Organigrama real) 
  • Un sistema d’indicadors que permeti avaluar l’eficàcia i eficiència dels processos tant des del punt de vista intern (indicadors de rendiment) com a extern (indicadors de percepció). 
  • Una designació de responsables de procés, que han de supervisar i millorar el compliment de tots els requisits i objectius del procés assignat (costos, qualitat, productivitat, medi ambient, seguretat i salut laboral, moral) 

Errors més comuns en l’elaboració d’un mapa de processos 

Per aprofitar adequadament el potencial d’aquesta eina, s’ha d’anar amb compte de no caure, de vegades de manera inconscient, en algun dels següents errors o paranys:  

  • Dibuixar la versió “com ha de ser” en comptes de “com és”, falsejant la interpretació de la forma actual de procedir. La ment treballa molt ràpid i en ocasions mapejem el que creiem que succeeix o el que ens agradaria que succeís, en lloc del que està succeint realment. E
  • ncarregar l’elaboració del mapa a una persona que no té coneixement profund del procés. 
  • Fer els mapes massa extensos i complexos, perdent els beneficis de comprendre millor i més ràpid mitjançant una imatge. Tampoc cal caure en l’altre extrem. Hem comprovat en la pràctica que un mapa que contingui entre 20 i 30 passos (símbols) és de major utilitat. 
  • No registrar les dades bàsiques per a l’adequat control i actualització del document, per exemple: títol, qui ho va realitzar, qui ho va validar, dates, versió, etc. 

 Quines implicacions tindrà en l’organització? 

No volguéssim acabar aquest article sense abans esmentar alguns dels canvis que la gestió dels processos facilitarà en una organització que prengui aquest camí: 

  • El ritme de canvi augmentarà. 
  • Reduirà la burocràcia basada en la jerarquia. 
  • Augmentarà la capacitat de flexibilitat i adaptabilitat. 
  • Incrementarà la participació d’empleats. 
  • Eliminarà barreres, l’organització es farà en funció de la forma d’operar. 
  • S’eliminaran activitats que no aportin valor afegit. 
  • La informació estarà disponible fàcilment. 
  • La gestió per fets i dades es veurà potenciada. 
  • La innovació conduirà a les millores de productivitat.