Gestió empresarial

La importància en la gestió de compres. 

En les petites i mitjanes empreses les compres acostumen a ser gestionades directament per la màxima autoritat, ja sigui el seu propietari o director. L’àrea de compres típicament es troba entre les últimes a ser delegades. No obstant això, més enllà que l’amo es mostri reacio  a deixar aquesta funció en mans d’uns altres, la veritat és que en molts casos no l’executa correctament (o almenys hi ha molt per millorar). 

Un problema habitual en la Pime és que moltes vegades el comprador té un comportament més semblat al d’un consumidor que al d’un comprador institucional, la qual cosa porta com a conseqüència un minvament important en la productivitat i en la competitivitat. En efecte, quantes vegades es descarta una compra perquè “el venedor no m’agrada”? Quantes vegades es tria un proveïdor senzillament per “la bona relació que tenim amb el seu venedor”? 

L'àrea de compres típicament es troba entre les últimes a ser delegades Click To Tweet

Pautes per una correcte gestió de compres.

Existeixen diversos mètodes i eines per comprar millor: algunes pautes suggerides en la pràctica quotidiana a petites i mitges empreses són les següents: 

Prendre consciència de la importància de la funció de compres: Una correcta gestió en la Funció de Compres i dels estocs de mercaderies pot generar un increment dels beneficis i de la rendibilitat de l’empresa. En la majoria de les empreses industrials, les compres representen, com a mitjana, un 50% del valor dels productes venuts (aquest percentatge varia segons el tipus d’empresa que es tracti). 

Pot entendre’s ara, que una correcta gestió de les compres: 

  • Permet augmentar els beneficis de l’empresa, ja que les compres representen unes quantitats importants per a l’empresa. 
  • Condiciona seriosament la qualitat del producte final, ja que han d’adquirir-se les matèries primeres i auxiliars adequades perquè el procés de producció es realitzi amb eficàcia.
     

Diversificar: És important saber diferenciar que no tots els proveïdors tenen la mateixa rellevància per al desenvolupament de l’activitat de l’empresa, per la qual cosa els responsables de compra tenen aquesta responsabilitat d’elecció i de saber classificar als diferents proveïdors amb la finalitat de mantenir amb ells les relacions adequades a cada moment. 

Deixar de costat les apreciacions personals: és important concentrar-se en el que li convé a l’empresa, independentment de qüestions afectives respecte del venedor o del proveïdor. També és crític no decidir al moment. Hem de prendre’ns el temps necessari perquè les emocions es dispersin i puguem jutjar si la compra és realment el millor per al nostre negoci. 

Exigir sempre una nota de lliurament: Els albarans o notes de lliurament, malgrat el seu freqüent ús pràctic, solen ser documents bastant desconeguts per part de la majoria de les empreses, que els usen sense ser conscients de la transcendència dels mateix. És un document clau que serveix com comprovar que s’ha rebut tot el que s’ha sol·licitat, i per controlar la mercaderia amb la facturació en cada període. 

Registrar adequadament als proveïdors: la gestió integral dels proveïdors s’ha convertit en un dels eixos estratègics de la gerència moderna per a la generació de “valor afegit”; doncs en ser el primer “esglaó” de la Cadena de Subministrament, permet dinamitzar-la; situació que es reflecteix en millores en competitivitat, la qual cosa es tradueix en millores de la capacitat de gestió i, precisament, de generació de “valor afegit” en les organitzacions. Les organitzacions en comptar amb una base de proveïdors que estiguin codificats, classificats i segmentats, garanteix, d’una part, una gestió més confiable, disminuint el risc de l’aprovisionament; i d’una altra part, estalvia recursos en el seu maneig i administració. 

Controlar l’estoc: L’estricte control d’estoc, productes que tenim a la disposició dels clients o de les matèries primeres necessàries per mantenir un flux fluid i suficient de la producció, constitueix un element fonamental per a la bona marxa d’una empresa. La implementació d’un sistema que permeti una correcta gestió de l’estoc, sense caure en algun moment en excessos o manques, és un procés certament complex, que a més tendeix a complicar-se a mesura que el nostre negoci o empresa va augmentant en grandària i nombre de productes comercialitzats, i també en necessitats de materials i/o matèries primeres.. Quan l’estoc d’un producte baixa del mínim assignat, es corre el risc de faltantes. Quan s’excedeix el màxim, per contra, poden sofrir-se pèrdues per improductivitat. 

Analitzar permanentment el mercat proveïdor: hem d’estar oberts a la possibilitat de nous proveïdors que substitueixin als anteriors. 

Equilibri en la relació: no hem de perdre de vista que estem fent negocis, no amics o enemics. Aleshores, és necessari mantenir un equilibri en la relació amb el venedor i amb proveïdor, a partir de certa distància i alhora molta amabilitat i cordialitat en un marc de respecte absolut d’ambdues parts. 

Si s’aconsegueix una política i un mètode de compres adequat, l’empresa guanyarà més diners. I, més important, creixerà en la seva competitivitat, única garantia de supervivència i èxit a llarg termini.