Gestió empresarial

Per què necessito un manual operatiu? 

L’objectiu de tota empresa ha de ser evolucionar, i per a això ha de diferenciar-se de la competència construint un avantatge competitiu a llarg termini que satisfaci als seus clients i asseguri la seva supervivència. En la pràctica, les empreses tenen pocs elements realment diferenciadors. Gairebé tots els seus actius estan disponibles al mercat podent comprar-los qualsevol empresa del sector. No obstant això el coneixement és l’únic actiu que no es troba al mercat i, per tant, té un valor molt elevat i sens dubte pot ser un element molt diferenciador. El Manual Operatiu és el document que els permet fer tangible i transmissible el seu coneixement, per la qual cosa, per a qualsevol empresa, resulta una eina fonamental. 

 A l’hora de plantejar-te la necessitat d’elaborar aquest manual només cal fer-se una simple pregunta. Què succeeix quan no existeixen guies en les organitzacions? La resposta més probable és: un caos. La majoria de les empreses altament reeixides necessiten un manual per àrea i lloc, que els permeti orientar als seus treballadors i capdavanters, tant en metodologia com en objectius. 

La majoria de les empreses altament reeixides necessiten un manual per àrea i lloc, que els permeti orientar als seus treballadors i capdavanters Click To Tweet

 Per què necessito un manual d’operacions? 

Existeixen grans avantatges organitzatius que et proporciona al disposar d’aquest tipus de manual: 

Ajuda a la incorporació de noves persones d’una manera més àgil 

 Aquests documents ajuden en el funcionament de les tasques i capacitació de les persones quan acaben d’arribar en les organitzacions. Detallen les funcions que ha d’exercir cada persona, així com les seves obligacions i expectatives de cada lloc. 

Realitzar un procés de benvinguda en les organitzacions és de gran valor productiu, ja que invertirem un temps a lliurar-li totes les funcions i tots els procediments a les noves incorporacions i aquestes podran treballar amb major autonomia en menor temps. Aquest procés s’efectua abans d’iniciar el treball pel qual ha estat contractat, evitant així els temps i costos que es perden tractant d’esbrinar per si mateixos, en quina empresa ha entrat a treballar, quins objectius té, qui és qui, a qui recórrer per solucionar un problema, quins són les actituds no tolerades i que funcions s’esperen en l’acompliment diari. 

 El Manual ha d’ajudar a les persones que arriben a la nostra organització. 

 . Fixem els coneixements del dia a dia (know-*how) 

 Aquests manuals solen ser grans instruments operatius per a l’acompliment rutinari dels empleats o col·laboradors. Són guies del dia a dia. 

 L’acompliment en el treball és el rendiment d’una persona en un treball, alguna cosa que amb freqüència és difícil de mesurar. Els esforços d’un gerent per millorar l’acompliment en el treball dels treballadors amb freqüència es veuen obstaculitzats pel fet que pot ser difícil veure el que fa un empleat diàriament en el seu lloc de treball. 

 Escriure el que es fa ens ajuda a valorar si el treball que es fa és el correcte o no. I sobretot ens ajuda a fixar conceptes que utilitzem el dia a dia i moltes vegades no es dóna importància. 

 El fet de disposar del coneixement i funcionament per escrit fa que estiguem més preparats per solucionar situacions no planificades com a baixes, vacances, canvis en l’organització etc. Mentre tot aquest escrit qualsevol persona passa a ser menys imprescindible. 

 . Delimita la relació entre àrees 

 És un gran catalitzador de capacitats. Solen delimitar l’operativitat i relació professional amb les altres àrees que componen a les empreses. Poden especificar com ajudar, quan acudir i amb qui fer-ho. Una descripció de lloc és un document concís d’informació objectiva que identifica la tasca per complir i la responsabilitat que implica el lloc. A més esbossa la relació entre el lloc i altres llocs en l’organització, els requisits per complir el treball i la seva freqüència o àmbit d’execució. 

 Al final el Manual Operatiu no deixa de ser un Manual de Procediments estructurats per àrees segons el nostre Mapa de Processos establert. 

 . Especifica acompliment i personalitat 

 Aquests documents poden ajudar a tenir una coordinació adequada d’activitats, però també solen especificar el que el treballador necessita per saber exactament que s’ha de fer en el lloc assignat. 

 Quan no es compta amb un procediment, simplement pots dir que es faci d’una o una altra forma, no obstant això, en mancar d’un document on s’aterri o especifiqui el com fer-ho què, les persones solen actuar al seu enteniment i conveniència, la qual cosa no garanteix que això sigui a benefici de l’empresa. 

 Per a qualsevol empresa que vulgui estar tranquil·la i treballar d’una manera organitzada i productiva necessita un Manual Operatiu.